顧客情報の扱い｜カルテも写真も店のもの

カルテ、予約表、写真、連絡先。美容の現場では、お客さまの情報を日常的に扱います。

自分の判断で持ち出したり使ったりすると、規則違反やトラブルになります。何がどこまで許されるかを、働き始める前に把握してください。

顧客情報は店のもの

担当したお客さまの情報は、店の管理下にあります。自分が集めたものであっても、個人の資産ではありません。

この前提を取り違えると、転職や独立のときに問題になります。

何が該当するか

氏名、連絡先、住所、生年月日、施術の履歴、写真。個人を識別できる情報はすべて対象です。

予約表に書かれた名前も、カルテの内容も含まれます。

取得した目的の範囲で使う

来店と施術のために取得した情報を、別の目的に使うことには制限があります。

自分の発信への誘導や、個人的な連絡に使うことは、目的の範囲を超えます。

写真の扱い

撮影の許可と、掲載の許可は別のものです。「写真を撮らせていただいてもよいですか」と「お店のSNSに載せてもよいですか」を分けて聞いてください。

用途を変えるときは、取り直してください。進め方は発信と指名づくりにまとめています。

応募の作品として使う場合

転職のときに作品を見せるなら、その用途で許可を得たものだけを使ってください。掲載の許可と、第三者へ見せる許可も別です。

進め方は作品集の作り方にまとめています。

個人の端末に入れない

写真やメモを自分の携帯に保存する場面があります。店の方針を確認してください。

保存する場合は、端末に鍵をかけ、共有の設定を確認してください。不要になったら消してください。

持ち出さない

カルテの写しや名簿を、自分の判断で持ち出すことはできません。辞めるときも同じです。

「自分の指名客だから」は理由になりません。扱いは雇用契約書と労働条件通知書の確認にまとめています。

転職のときに最も問題になる

移った先へお客さまを案内したい気持ちが出ますが、独断で連絡すると規則違反になります。

店の方針を確認し、認められる範囲で行ってください。手順は退職の進め方にまとめています。

引き継ぎは丁寧に

辞めるときは、担当していたお客さまの情報を整えて残してください。施術の設定、好み、来店の周期。

自分しか知らない状態にしておくと、店が困ります。丁寧な引き継ぎは、その後の関係にも残ります。考え方は業界のつながりをどう持つかにまとめています。

独立するときは自分が管理者になる

自分の店では、情報を集める側と守る側の両方になります。何のために取得するかを示し、その範囲で使う必要があります。

準備は独立の資金計画にまとめています。判断に迷う場合は、専門家か公的な相談窓口で確認してください。

店を引き継ぐ場合

顧客情報を引き継ぐときは、扱いに注意が必要です。取得した目的の範囲を超える利用にならないかを確認してください。

考え方はサロンを引き継ぐにまとめています。

漏れたときの影響

紛失や流出が起きると、お客さまとの信頼が失われます。店の信用にも直結します。

自分が原因になった場合、責任の所在が問われます。考え方は施術のトラブルと賠償にまとめています。

日々の運用で気をつけること

予約表を人目に触れる場所に置かない、カルテを施術台に出しっぱなしにしない、他のお客さまの前で名前を口に出さない。

小さなことですが、積み重なると信頼になります。

会話の内容も情報

施術中に聞いた話を、他のお客さまや店の外で話さないでください。名前を出さなくても、特定できる場合があります。

美容の現場は距離が近い分、ここが緩みやすくなります。

施術の記録は残す

情報を守ることと、記録を残さないことは別です。何をしたかの記録は、事故が起きたときに必要になります。

薬剤の配合、放置時間、設定。記録の意味はクレームを受けたあとにまとめています。

店の方針を確認する

情報の扱いについて、就業規則や社内の決まりがある場合があります。「就業規則を見せていただけますか」と聞いて構いません。

決まりが無い店では、自分が判断することになります。その場合こそ、慎重に扱ってください。

面接で確認できること

顧客情報をどう管理しているか、予約システムを使っているか、紙のカルテか。運用の丁寧さが分かります。

管理が緩い店では、自分が巻き込まれる可能性があります。確認項目は見学・体験入店で見ておきたいことにまとめています。

業務委託や面貸しの場合

自分で情報を管理する立場になることがあります。契約書で、顧客情報の帰属がどうなっているかを確認してください。

確認項目は面貸しで働くときの確認事項にまとめています。

判断に迷ったら聞く

自己判断で進めないでください。店の責任者に確認するか、公的な相談窓口を使ってください。

制度は改正されることがあるため、最新の内容は所管の機関の案内で確認してください。

予約システムがあるか

紙のカルテだけの店では、保管の場所と持ち出しの管理が緩くなりがちです。システムで管理していれば、誰がいつ見たかも残ります。

どちらが良いという話ではありませんが、運用の丁寧さは分かります。数字の管理にも関わるため、考え方はサロンの数字の見方にまとめています。

職種によって触れる範囲が違う

受付・レセプションは予約と顧客情報を最も多く扱う立場です。サロンアシスタントも、予約表やカルテに触れる場面があります。

自分がどこまで扱うのかを、入る前に確認してください。

独立を考えている場合

独立・開業支援のある求人で経験を積む場合も、顧客情報は勤務先のものです。将来に備えて名簿を作る、という考え方はできません。

残せるのは、技術と提案の型だけです。

退職時に確認すること

店から貸与された端末やアカウントは返却します。自分の端末に残っているデータも、この時点で整理してください。

手順は退職の進め方にまとめています。辞めたあとに残っていること自体が、問題になり得ます。

今日からできること

まず、いまの店で顧客情報の扱いに決まりがあるかを確認してください。次に、自分の携帯に保存している写真やメモを確認します。

そのうえで、許可を得た範囲を超えて持っているものがあれば、消してください。持っているだけで責任が生じます。

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